Facturar en Línea Vs Programa de Facturación – Pros y Contras

Se podría decir que Facturar en Línea después de más de 5 años de existir la Facturación Electrónica, ya no es un lujo sino una necesidad tanto para las grandes empresas que necesitan tener el servicio en diferentes puntos de venta o para los emprendedores o PYMES que necesitan la libertad de poder facturar desde cualquier equipo de cómputo con acceso a Internet.

Los Servicios de Facturacion en Linea forman parte importante para ofrecer un servicio de calidad a tus clientes ya que no depende de un programa de facturación que podría llegar a fallar. No digo que sean malos los programas de facturación, de hecho nosotros contamos con un un programa de facturacion (CFDI Facturas) el cual recomendamos ampliamente ya que es el programa de Facturación que más aceptación ha tenido entre nuestros suscriptores. Pero no por eso debo de dejar de lado mencionarles las ventajas de Facturar en Línea.

A continuación les dejo algunas de las razones que personalmente considero de peso para utilizar un sistema de facturacion en linea o un programa de facturación.

PROS Y CONTRAS DE FACTURAR EN LÍNEA

Antes de elegir un sistema deben de conocer los pros y contras de cada opción, para que la decisión vaya encaminada a que cumpla con las necesidades de cada negocio o empresa. Les daré el orden que yo considero según su importancia, ya podrás decidir el orden si no estás de acuerdo:

PROS DE FACTURAR EN LÍNEA

Respaldo.- En primerísimo lugar pongo el “respaldo” en lo que se llama la nube, ya que se trata de un sistema en línea este siempre tendrá la información disponible un 99% del tiempo.

Flexibilidad.- Tratándose de un sistema para facturar en línea se puede acceder desde cualquier dispositivo o computadora con acceso a Internet, con esta característica deja de atar al escritorio a los emprendedores que necesiten estar fuera y sus clientes le soliciten una factura electrónica.

Configuración General.- No importa cuántos usuarios acceden al sistema de facturacion en linea, todos tendrán la misma configuración para la emisión de los comprobantes digitales por Internet.

Catálogos.- Los catálogos de clientes, productos o servicios estarán disponibles desde cualquier lugar y para cualquier usuario.

Perfil de usuario.- En algunos sistemas de facturacion en linea se pueden crear perfiles para los diferentes usuario autorizados para emitir los CFDI`s. Con este control podrás saber quien emitió cada uno de las facturas electrónicas.

CONTRAS DE FACTURAR EN LÍNEA

Compartir Accesos.- Si bien, la tarea de facturar en línea es llevada a cabo por el personal autorizado del negocio o la empresa. El trabajar con un sistema en línea conlleva a poder acceder desde cualquier lugar y poder emitir CFDI`s a cualquier hora. Se podría prestar a un mal uso del sistema por parte del personal que esté autorizado a facturar.

En estos casos recomiendo utilizar una herramienta imprescindible para las empresas que buscan tener el control de los accesos a sus sistemas en línea, la herramienta se llama LastPass y tiene una versión gratuita. En la versión premium de esta herramienta podrán asignar las contraseñas a sus colaboradores y retirar los permisos en determinadas circunstancias.

Inicios de Sesión.- A diferencia de algunos programas, el facturar en línea conlleva el estar iniciando sesión cada que se accede a ellos. En algunos casos podría considerarse una medida de seguridad para el usuario, pero en otros casos podría quitar tiempo a los usuario loguearse una y otra vez. Recomiendo de nuevo el sistema LastPass para ahorrar tiempo para acceder a cualquier sistema en línea (correo, redes sociales, sistemas de facturación, etc).

PROS Y CONTRAS DE LOS PROGRAMAS DE FACTURACIÓN

Los usuarios de facturación electrónica tienen muy arraigado el uso de programas para facturar, pero existen puntos que deben de considerar para tomar la decisión de seguir utilizando un programa de facturación:

PROS DEL PROGRAMA DE FACTURACIÓN

Interfaz Amigable.- A muchos nos gustan los programas bien hechos, la experiencia que deja al usuario un programa de facturación electrónica es la clave para que sea exitoso. Es lo que pasa con el programa de CFDI Facturas que les mencione anteriormente, este programa ha sido pulido por muchos usuarios para ser lo que es hoy.

Los usuarios de los programas de facturación no me dejarán mentir al decir que a veces prefieren utilizar un programa con el que están familiarizado por su facilidad de uso que un sistema para facturar en línea.

No comparten Información.- Los programas de facturación te ayudan a mantener la información en tu computadora, red, discos duros extraíbles, etc. Con el uso de estos programas lo único que compartes es la información con el PAC y el SAT. Si contratas un servicio en línea debes conocer su aviso de privacidad.

Sucursales.- El manejo de sucursales es simple, solo instalas el programa y le asignas una serie a los comprobantes para empezar a facturar. Se recomienda utilizar diferentes certificados de sello digital CSD para cada sucursal para identificar los cfdi`s emitidos por sucursal.

CONTRAS DEL PROGRAMA DE FACTURACIÓN

Pérdida de Información.- El confiar en que nuestros equipos de computo nunca tendrán fallas es muy riesgoso, por lo que se debe contar con un respaldo en la nube o servidor de la base de datos desde donde se factura.

Actualizaciones.- Ante la llegada de cambios en los procesos de emisión de comprobantes fiscales digitales por Internet, se debe de cuidad estar utilizando la última versión de los programas de facturación. Al no tener los sistemas actualizados los programas para facturar mostrarán mensajes de que necesitan actualizarse, caso contrario son los sistemas de facturacion en linea.

Unificación de Bases de datos.- Si se utiliza un programa de facturación que no esté en red la base de datos no estará sincronizada, quiere decir que los clientes, productos, servicios, facturas emitidas y folios no están unificados. Existen algunos programas para emitir facturas electrónicas en red, pero necesitan de configuración extra.

Compatibilidad con Sistemas Operativos.- La mayoría de los programas de facturacion electronica trabajan en el sistema operativo Windows y no consideran a los demás usuario tales como IOS (mac) o Linux.

Rapidez.- Tratándose de un programa de facturación electrónica, lo que hace es tener una comunicación con el PAC utilizando la velocidad de Internet de la computadora. En el caso de la facturación en línea es más rápido ya que la comunicación es entre el servidor del servicio de facturacion en linea y el PAC.

Opciones en ContadorMx

Si ya decidiste qué tipo de facturación necesitas, si en línea o un programa de facturación electrónica, puedes probar las 2 opciones que tenemos disponibles:

FACTURAR EN LÍNEA

Sistema-Facturacion-Electronica-CMX-2

PROGRAMA PARA FACTURAR

Un comentario de “Facturar en Línea Vs Programa de Facturación – Pros y Contras

  1. Miguel Angel González Gutiérrez dice:

    Buen día!!
    Agregando un comentario entre los PROS y CONTRAS, sólo hacer mención de que en los sistemas en línea, si tengo mi información bien respaldada, pero al momento de “emigrar” a un sistema distinto, lo respaldado me deja de servir, ya que no tengo los accesos para “ver” esa información (me la entregan, pero sin poder accesar de nuevo al sistema), mientras que en un sistema, al adquirirlo, si lo sustituyo por otro, lo tengo para visualizar esa información.
    Saludos!

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